Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB)

RJCD Gebäudereinigung Renata Jeserich, Torfvenn 33, 46286 Dorsten, Deutschland (nachfolgend "Anbieter")

1. Definitionen

1.1 "Nutzungsvertrag" bezeichnet die vertragliche Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Anbieter über den Bezug von CleaningDesk, bestehend aus (a) dem Angebot des Anbieters bzw. der Auftragsbestätigung und (b) diesen AVB einschließlich des als Anlage beigefügten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

1.2 "Kunde" bezeichnet das Unternehmen im Sinne des § 14 BGB, das den Nutzungsvertrag mit dem Anbieter abschließt.

1.3 "Nutzer" bezeichnet alle natürlichen Personen, denen der Kunde die Nutzung von CleaningDesk gewährt — insbesondere Admin-Zugänge (Chef-App) und Mitarbeiter-Zugänge (MA-App).

1.4 "Kundenadministrator" bezeichnet einen Nutzer mit Admin-Zugang, der zur Verwaltung von Mitarbeiter-Zugängen und Grundeinstellungen des Kunden berechtigt ist.

1.5 "Kundendaten" bezeichnet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) des Kunden und seiner Nutzer, die der Anbieter im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) verarbeitet.

1.6 "Kundeninhalte" bezeichnet sämtliche Daten, Fotos, Texte und sonstigen Inhalte, die der Kunde und seine Nutzer im Rahmen der Nutzung von CleaningDesk einstellen (z.B. Arbeitsfotos, Objekt- und Kundendaten, Aufgabentexte).

1.7 "Plattform" bezeichnet die von Subunternehmern des Anbieters (Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO) betriebene Hosting-Infrastruktur, auf der CleaningDesk und Kundeninhalte gehostet werden — siehe hierzu die Liste im AVV.

1.8 "Vertrauliche Informationen" bezeichnet alle Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der Parteien sowie sonstige als vertraulich gekennzeichnete oder erkennbar vertrauliche Informationen, die im Zusammenhang mit dem Nutzungsvertrag ausgetauscht werden.

2. Geltungsbereich und Rangfolge

2.1 Diese AVB gelten für alle Verträge über die Nutzung von CleaningDesk zwischen dem Anbieter und Unternehmen im Sinne des § 14 BGB. Verbraucherverträge sind nicht Gegenstand dieser AVB.

2.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2.3 Im Falle eines Widerspruchs zwischen dem individuellen Angebot und diesen AVB hat das individuelle Angebot Vorrang. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dem AVV und diesen AVB hat der AVV Vorrang, soweit datenschutzrechtliche Belange betroffen sind; andernfalls haben diese AVB Vorrang.

3. Gegenstand und Umfang der SaaS-Dienste

3.1 Gegenstand des Nutzungsvertrages ist die – je nach gebuchtem Tarif entgeltliche oder unentgeltliche (siehe § 5.2) – zeitlich auf die Vertragslaufzeit begrenzte Bereitstellung, der Betrieb und der Support von CleaningDesk (Chef-App und Mitarbeiter-App) über das Internet für die Geschäftszwecke des Kunden.

3.2 CleaningDesk ist eine webbasierte Software zur Einsatzplanung, digitalen Zeiterfassung, Qualitätssicherung und Kundenverwaltung für Gebäudereinigungsunternehmen.

3.3 Der Anbieter stellt CleaningDesk mit der gebotenen Sorgfalt zur Verfügung und ist berechtigt, CleaningDesk im Rahmen der gewöhnlichen Weiterentwicklung anzupassen, zu erweitern oder einzelne Funktionen zu verändern, solange der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang (Einsatzplanung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung) erhalten bleibt. Über wesentliche Änderungen, die die gewohnte Bedienung erheblich beeinflussen, informiert der Anbieter den Kunden vorab in angemessener Frist. Die dauerhafte Einstellung einzelner, nicht zum Kernfunktionsumfang zählender Zusatzfunktionen ist möglich, wenn dies dem Kunden mit einer Vorlaufzeit von mindestens vier Wochen mitgeteilt wird.

4. Nutzungsvoraussetzungen sowie Mitwirkungs- und Sorgfaltspflichten des Kunden

4.1 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm und seinen Nutzern eingesetzten Endgeräte (PC, Smartphone, Tablet) über eine hinreichende Internetverbindung verfügen und einen aktuellen, unterstützten Browser verwenden.

4.2 Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten (insb. PIN-Codes seiner Mitarbeiter) vertraulich zu behandeln, seine Nutzer entsprechend zu verpflichten und dafür Sorge zu tragen, dass keine unberechtigten Dritten auf CleaningDesk zugreifen können.

4.3 Der Kunde stellt sicher, dass er und seine Nutzer CleaningDesk ausschließlich für die eigenen Geschäftszwecke des Kunden und im Einklang mit geltendem Recht nutzen, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung von GPS-Standortdaten und Gesundheitsdaten (Abwesenheitsgrund "krank") seiner Mitarbeiter.

4.4 Der Kunde trifft angemessene Vorkehrungen für den Fall, dass CleaningDesk nicht oder nicht ordnungsgemäß funktioniert (z.B. Störungsmeldung an den Anbieter, eigene Dokumentation kritischer Vorgänge).

4.5 Der Kunde ist für alle über seine Nutzerkonten ausgeführten Handlungen verantwortlich, es sei denn, er hat die schadensursächliche Handlung nicht zu vertreten.

5. Nutzungsrechte des Kunden, Tarife

5.1 Der Anbieter gewährt dem Kunden für die Dauer der Vertragslaufzeit und unter der Bedingung der rechtzeitigen Zahlung der vereinbarten Vergütung das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, CleaningDesk im Rahmen des gebuchten Tarifpakets für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.

5.2 CleaningDesk wird in vier monatlich abgerechneten Tarifpaketen angeboten:

Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2a Der Tarif "Mini" wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt. "Kostenlos" bzw. "dauerhaft kostenlos" bezieht sich ausschließlich auf das für diesen Tarif nicht anfallende Entgelt und begründet keine Zusage einer bestimmten Mindestlaufzeit oder eines dauerhaften Fortbestands des Tarifs oder von CleaningDesk insgesamt. Der Anbieter ist berechtigt, den Tarif "Mini" mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen in Textform zu ändern, in seinem Funktionsumfang einzuschränken oder vollständig einzustellen, auch ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes; § 15.2 gilt entsprechend, insbesondere hinsichtlich der Möglichkeit des Kunden, seine Daten vor Einstellung zu exportieren. Das Recht des Kunden zur jederzeitigen Kündigung des Mini-Tarifs bleibt unberührt.

5.2b Zusätzlich zum gebuchten Tarif kann der Kunde folgende kostenpflichtige Zusatzfunktion optional hinzubuchen:

Der Anruf erfolgt technisch bedingt von einer US-amerikanischen Rufnummer aus; der Anbieter weist den Kunden hierauf bei Buchung der Funktion hin. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.3 Überschreitet der Kunde innerhalb der Vertragslaufzeit die im gebuchten Tarif enthaltene Anzahl an Admin- oder Mitarbeiter-Zugängen, wechselt der Vertrag automatisch zum Beginn des folgenden Abrechnungszeitraums in das nächsthöhere Tarifpaket, das die benötigte Anzahl an Zugängen abdeckt. Der Anbieter informiert den Kunden hierüber vorab in Textform. Eine Rückstufung in ein niedrigeres Tarifpaket ist jeweils zum Ende eines Abrechnungszeitraums möglich, sofern die tatsächlich genutzte Anzahl an Zugängen dies zulässt.

5.4 Der Kunde darf autorisierten Mitarbeitern seines Unternehmens Zugang zu CleaningDesk im Rahmen des gebuchten Tarifs gewähren und hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass keine unberechtigten Dritten Zugriff erhalten.

6. Sperrung von Nutzerkonten

6.1 Der Anbieter ist berechtigt, ein Nutzerkonto vorübergehend zu sperren, wenn der begründete Verdacht besteht, dass es missbräuchlich genutzt wird oder gegen geltendes Recht oder Bestimmungen des Nutzungsvertrages verstoßen wurde. Der Anbieter informiert den Kunden hierüber unverzüglich.

6.2 Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn er von einer unbefugten Nutzung eines Nutzerkontos Kenntnis erlangt.

7. Geistiges Eigentum an CleaningDesk

7.1 Mit Ausnahme von Kundeninhalten ist und bleibt der Anbieter alleiniger Inhaber sämtlicher geistiger Eigentumsrechte an CleaningDesk, einschließlich der zugrundeliegenden Software, Datenbanken, Marken und Logos.

7.2 Dem Kunden ist es ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet, CleaningDesk (oder Teile davon) zu vervielfältigen, zu dekompilieren, zurückzuentwickeln, unterzulizenzieren oder Dritten zugänglich zu machen, soweit dies nicht nach §§ 69d, 69e UrhG ausdrücklich erlaubt ist.

8. Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte an Kundeninhalten

8.1 Der Kunde behält alle Rechte an seinen Kundeninhalten (insbesondere Mitarbeiter- und Kundendaten, Arbeitsfotos, Objektdaten).

8.2 Der Kunde räumt dem Anbieter ein einfaches, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an Kundeninhalten ein, soweit dies zur technischen Erbringung von CleaningDesk erforderlich ist (insbesondere Speicherung, Anzeige innerhalb der Software gegenüber berechtigten Nutzern).

8.3 Der Anbieter ist berechtigt, nicht personenbezogene, aggregierte Nutzungsdaten (z.B. Anzahl aktiver Nutzer, genutzte Funktionen) zur Weiterentwicklung von CleaningDesk auszuwerten, sofern hierdurch keine Rückschlüsse auf einzelne Kunden oder deren Geschäftsgeheimnisse möglich sind.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Support

9.1 Der Anbieter ist bemüht, eine Verfügbarkeit von CleaningDesk im Jahresmittel von 99% zu erreichen. Ausgenommen sind Zeiten angekündigter Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z.B. Ausfall des Hosting-Anbieters, höhere Gewalt, Störungen der Internetverbindung des Kunden).

9.2 Geplante Wartungsarbeiten finden im Wartungsfenster täglich zwischen 00:00 und 03:00 Uhr statt und werden dem Kunden bei absehbaren Beeinträchtigungen nach Möglichkeit vorab angekündigt.

9.3 Support erfolgt per E-Mail an support@cleaningdesk.de während der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr).

9.4 Die Wartung und Pflege der kundeneigenen Endgeräte und Internetverbindung ist nicht Gegenstand des Supports durch den Anbieter.

9.5 Die Verfügbarkeit wird monatlich nach der Formel (Gesamtzeit − Ausfallzeit) / Gesamtzeit × 100 berechnet. Nicht als Ausfallzeit zählen insbesondere Zeiten innerhalb des Wartungsfensters (§9.2), Beeinträchtigungen durch höhere Gewalt (§20) sowie Ausfälle, die auf einem Verschulden des Kunden oder auf von ihm eingesetzter Hard- oder Software beruhen.

9.6 Bei einer Störungsmeldung über support@cleaningdesk.de bestätigt der Anbieter den Eingang innerhalb eines Werktags. Bei Störungen, die die Nutzung von CleaningDesk vollständig verhindern, beginnt der Anbieter unverzüglich mit der Bearbeitung; bei sonstigen Störungen innerhalb von drei Werktagen.

10. Gewährleistung

10.1 Der Anbieter gewährleistet, dass CleaningDesk bei vertragsgemäßem Einsatz der jeweiligen Leistungsbeschreibung entspricht und nicht mit Mängeln behaftet ist, die die Tauglichkeit mehr als unwesentlich beeinträchtigen.

10.2 Der Kunde zeigt Mängel in nachvollziehbarer, textförmlicher Form an (z.B. Screenshots, Beschreibung der Umstände). Der Anbieter behebt tatsächlich festgestellte Mängel innerhalb angemessener Frist; bei Mängeln, die den Einsatz nicht schwerwiegend beeinträchtigen, gilt die Behebung im Rahmen des nächsten regulären Updates als fristgerecht.

10.3 Die Gewährleistung entfällt für Mängel, die auf nicht-autorisierten Eingriffen des Kunden oder auf einer nicht vertragsgemäßen Nutzung beruhen, es sei denn, der Kunde weist nach, dass diese Umstände nicht ursächlich für den Mangel waren.

11. Haftung und Haftungsbeschränkung

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

11.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Zusätzlich ist die Haftung in diesem Fall auf einen Betrag in Höhe des Doppelten der vom Kunden im letzten Vertragsjahr gezahlten Vergütung beschränkt. Bei leicht fahrlässiger Verletzung sonstiger Nebenpflichten haftet der Anbieter nicht.

11.3 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei arglistigem Verschweigen von Mängeln oder bei Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie. Eine Änderung der Beweislast zulasten des Kunden ist hiermit nicht verbunden.

11.4 Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur insoweit, als der Schaden durch regelmäßige, dem Kunden zumutbare eigene Datensicherung nicht hätte vermieden werden können.

12. Haftungsfreistellung

Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer Verletzung des Nutzungsvertrages durch den Kunden oder seine Nutzer beruhen, insbesondere auf rechtswidrigen Kundeninhalten. Der Kunde unterstützt den Anbieter im Falle einer Inanspruchnahme unverzüglich mit den erforderlichen Informationen.

13. Zahlungsmodalitäten und Zahlungsverzug

13.1 Die Abrechnung erfolgt monatlich wiederkehrend über den Zahlungsdienstleister Stripe (SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte), an den der Kunde bei Vertragsschluss ein entsprechendes Zahlungsmandat erteilt. Der Anbieter stellt dem Kunden für jeden Abrechnungszeitraum automatisch eine Rechnung über Stripe zur Verfügung.

13.2 Schlägt eine Zahlung mangels Kontodeckung, wegen einer abgelaufenen Karte oder aus sonstigen vom Kunden zu vertretenden Gründen fehl, kann der Anbieter die hierdurch entstehenden Kosten dem Kunden in Rechnung stellen. Weitere Verzugsfolgen bleiben unberührt.

13.3 Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Kunden zu CleaningDesk zu sperren, wenn sich der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag im Zahlungsverzug befindet und die ausstehende Zahlung auch nach Mahnung mit angemessener Nachfrist nicht erfolgt. Die Sperrung wird aufgehoben, sobald die offenen Forderungen beglichen sind.

13.4 Eine Aufrechnung durch den Kunden ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.

14. Preisanpassung

14.1 Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung einmal pro Kalenderjahr um bis zu 5% zu erhöhen, um gestiegene Kosten (z.B. Hosting, Personal) auszugleichen. Preiserhöhungen werden dem Kunden mindestens acht Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.

14.2 Erhöht sich die Vergütung des Kunden aufgrund einer Preisanpassung nach §14.1 um mehr als 5% innerhalb von zwölf Monaten, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Erhöhung zu. Der Anbieter weist den Kunden in der Ankündigung auf dieses Recht hin.

14.3 Unberührt bleibt eine Preisänderung aufgrund eines Tarifwechsels nach §5.3.

15. Laufzeit, Kündigung, Beendigung und Folgen der Beendigung

15.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines Kalendermonats in Textform gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt.

15.2 Dem Kunden obliegt es, rechtzeitig vor Vertragsbeendigung seine in CleaningDesk gespeicherten Daten selbst zu exportieren und zu sichern; siehe hierzu auch die Rückgabe- und Löschungsregelung im AVV. Spätestens 30 Tage nach Wirksamwerden der Vertragsbeendigung werden die Daten des Kunden auf den vom Anbieter betriebenen Servern gelöscht.

16. Geheimhaltung

16.1 Die Parteien behandeln Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und schützen sie vor der Kenntnisnahme unberechtigter Dritter.

16.2 Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. gegenüber zur Verschwiegenheit verpflichteten Beratern) oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.

16.3 Diese Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die bereits öffentlich bekannt waren oder werden, ohne dass dies auf einer Pflichtverletzung beruht, oder die einer Partei bereits rechtmäßig bekannt waren.

16.4 Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Nutzungsvertrages für fünf Jahre fort.

17. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

17.1 Soweit der Anbieter im Rahmen der Vertragsdurchführung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

17.2 Der aktuell unter cleaningdesk.de/avv veröffentlichte AVV ist Anlage und integraler Bestandteil dieser AVB. Mit der Annahme des Angebots des Anbieters und/oder mit Abschluss dieser AVB erklärt der Kunde zugleich sein Einverständnis mit dem AVV in der zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Fassung, ohne dass es einer gesonderten Unterzeichnung bedarf. Der Kunde kann jederzeit eine gesondert unterzeichnete Fassung des AVV anfordern.

17.3 Der Kunde bleibt im datenschutzrechtlichen Sinne "Herr der Daten" und ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Kundendaten verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

18. Änderungen dieser AVB

Der Anbieter behält sich vor, diese AVB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen erforderlich ist. Über Änderungen wird der Kunde mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AVB als angenommen. Der Anbieter weist den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf diese Frist und die Bedeutung seines Schweigens hin.

19. Referenz

Der Anbieter darf den Firmennamen und das Logo des Kunden im Rahmen der Bewerbung von CleaningDesk als Referenz nennen (z.B. auf der Website). Der Kunde kann dieser Nennung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

20. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Pflichten, soweit dies auf Umständen höherer Gewalt beruht (z.B. Naturkatastrophen, Krieg, Pandemien, flächendeckende Internet- oder Stromausfälle, behördliche Anordnungen), die die betroffene Partei nicht zu vertreten hat. Die betroffene Partei informiert die andere Partei hierüber unverzüglich; die jeweilige Pflicht ruht für die Dauer der Beeinträchtigung.

21. Schlussbestimmungen

21.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

21.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

21.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AVB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Gleiches gilt im Falle einer Regelungslücke.

Stand: 30. August 2026