Torfvenn 33, 46286 Dorsten, Deutschland
1. Gegenstand, Einbeziehung und Dauer
Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Nutzung der Software "CleaningDesk".
Dieser AVV ist gemäß §17 der Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) des Auftragsverarbeiters Anlage und integraler Bestandteil der AVB. Mit der Annahme des Angebots des Auftragsverarbeiters und/oder mit dem Abschluss der AVB erklärt der Verantwortliche zugleich sein Einverständnis mit diesem AVV in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses hier veröffentlichten Fassung, ohne dass es einer gesonderten Unterzeichnung bedarf.
Der Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung der CleaningDesk Chef-App und MA-App durch den Verantwortlichen und endet automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck des Betriebs der SaaS-Lösung CleaningDesk für Gebäudereinigungsunternehmen, konkret:
- Personaleinsatzplanung und Auftragsdisposition (Chef-App)
- Digitale Zeiterfassung inkl. GPS-Standortabgleich bei Arbeitsbeginn/-ende (MA-App)
- Verwaltung von Mitarbeiter- und Kundenstammdaten
- Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub)
- Qualitätssicherung (Vor-Ort-Prüfungen) und automatisierte Kundenzufriedenheits-Abfragen
- Push-Benachrichtigungen und mehrsprachige Aufgabenkommunikation (Deutsch/Polnisch)
3. Art der personenbezogenen Daten
Mitarbeiterdaten (des Verantwortlichen): Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Wohnadresse (inkl. Geokoordinaten für Fahrzeitberechnung), Stundenlohn/Gehaltsdaten, Sollarbeitsstunden, Urlaubsanspruch, Sprache, GPS-Standort bei Arbeitsbeginn und -ende, Arbeitsfotos (Auftragsnachweis), Abwesenheitsgrund, ggf. Fotos zu Abwesenheitsanträgen.
Der Abwesenheitsgrund "krank" stellt ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO dar. Die Rechtsgrundlage hierfür (regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. arbeitsrechtlichen Pflichten wie dem Entgeltfortzahlungsgesetz) liegt beim Verantwortlichen als Arbeitgeber; der Auftragsverarbeiter stellt hierfür lediglich die technische Speicherung nach den in §8 beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen bereit.
Kundendaten (Kunden des Verantwortlichen): Name/Firmenname, Adresse, Geokoordinaten des Reinigungsobjekts, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (für automatisierte Bewertungsanfragen), Kundenbewertungen und Freitext-Kommentare.
Es werden keine Bankverbindungs-/Zahlungsdaten in der Software gespeichert.
4. Kategorien betroffener Personen
- Mitarbeiter des Verantwortlichen
- Kunden des Verantwortlichen (bzw. deren Ansprechpartner)
5. Pflichten des Auftragsverarbeiters
Der Auftragsverarbeiter:
- Verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage schriftlicher Weisungen des Verantwortlichen
- Stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind
- Trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung (siehe §8)
- Beauftragt keinen weiteren Unterauftragsverarbeiter ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen
- Unterstützt bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
- Informiert den Verantwortlichen unverzüglich (innerhalb von 24 Stunden) über eine Datenschutzverletzung
- Löscht oder gibt alle personenbezogenen Daten nach Ende der Dienstleistung zurück, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe §10)
- Stellt alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung erforderlich sind, und wirkt bei Audits mit
- Unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Zumutbaren bei der Erstellung und Aktualisierung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35, 36 DSGVO), soweit die Verarbeitung im Rahmen von CleaningDesk hierfür relevant ist
- Unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Zumutbaren bei Anfragen und Prüfungen der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 58 DSGVO), soweit diese die im Rahmen dieses AVV verarbeiteten Daten betreffen
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Auftragsverarbeiter nutzt folgende Unterauftragsverarbeiter:
| Dienst | Zweck | Sitz | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Supabase | Datenbank-Hosting, Authentifizierung, Datei-Speicher, Server-Funktionen | Frankfurt am Main, Deutschland (EU) | Kernsystem, speichert alle Daten aus §3 |
| IONOS SE | Webhosting der Anwendung, Versand von E-Mails (Bewertungsanfragen) | Deutschland | EU-Anbieter |
| DeepL SE | Übersetzung von Aufgabentexten Deutsch↔Polnisch | Deutschland (Köln) | EU-Anbieter |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Adress-Geokodierung im Kundenstamm | Vereinigtes Königreich | Keine API-Schlüssel-Übermittlung |
| OneSignal, Inc. | Push-Benachrichtigungen | USA | SCC Bestandteil der AVV des Anbieters |
| Google LLC (Maps Geocoding API) | Serverseitige Fahrzeitberechnung zwischen Einsatzorten | USA | SCC Bestandteil der AVV des Anbieters |
| Twilio Inc. | Automatisierte Telefonanrufe mit Sprachansage bei Zeitüberschreitung (optionale Zusatzfunktion) | USA | SCC Bestandteil der AVV des Anbieters; nur genutzt, wenn der Kunde die Zusatzfunktion aktiv gebucht hat |
Änderungen an dieser Liste werden dem Verantwortlichen vorab schriftlich (z.B. per E-Mail) mitgeteilt. Widerspricht der Verantwortliche nicht innerhalb von 14 Tagen, gilt die Änderung als genehmigt.
7. Übermittlung außerhalb des EWR
Der Auftragsverarbeiter übermittelt personenbezogene Daten an folgende Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: OneSignal, Inc. (Push-Benachrichtigungen), Google LLC (Fahrzeitberechnung) und, sofern vom Kunden gebucht, Twilio Inc. (Telefonanrufe), alle USA.
Für beide Übermittlungen bestehen geeignete Garantien in Form der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil der jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen dieser Anbieter sind.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
Der Auftragsverarbeiter trifft die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen (Stand: technischer Ist-Zustand, August 2026). Diese Anlage kann bei Bedarf gesondert als Anhang zum Nutzungsvertrag beigefügt werden.
8.1 Vertraulichkeit
- Zutrittskontrolle (physischer Zugang zu den Serverstandorten): erfolgt ausschließlich durch die eingesetzten Hosting-Anbieter (Supabase-Rechenzentrum Frankfurt am Main, IONOS Deutschland) nach deren eigenen Sicherheitsmaßnahmen; der Auftragsverarbeiter selbst betreibt keine eigene Server-Hardware.
- Zugangskontrolle (Verhinderung unbefugter Systemnutzung): personalisierter PIN-Login (Mitarbeiter) bzw. Passwort-Login (Chef-/Verwaltungsbereich); PINs werden serverseitig ausschließlich als Hash (SHA-256) gespeichert, niemals im Klartext; zeitlich befristete Zugriffs-Token (12 Stunden gültig) nach erfolgreichem Login.
- Zugriffskontrolle (Verhinderung unbefugten Lesens, Kopierens, Veränderns): rollenbasierte Zugriffsrechte, technisch auf Datenbankebene erzwungen — Mitarbeiter sehen ausschließlich eigene Daten, der Verwaltungsbereich ist für Mitarbeiter vollständig gesperrt.
- Trennungskontrolle (getrennte Verarbeitung unterschiedlicher Kunden): jeder Kunde erhält eine eigene, vollständig isolierte Datenbank; keine gemeinsame Datenhaltung mehrerer Kunden.
8.2 Integrität
- Weitergabekontrolle (Schutz bei Übertragung): durchgängige TLS/HTTPS-Verschlüsselung aller Verbindungen zwischen App und Server; Foto- und Dateispeicher ist nicht öffentlich zugänglich, Zugriff nur über zeitlich befristete, signierte Links.
- Eingabekontrolle (Nachvollziehbarkeit von Änderungen): Protokollierung sicherheitsrelevanter Verwaltungsaktionen in einem Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel und ausführender Person.
8.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- Verfügbarkeitskontrolle: regelmäßige automatisierte Datensicherung (nächtliches Backup der Datenbank) durch den Hosting-Anbieter.
- Verschlüsselung ruhender Daten ("at rest") erfolgt durch die Infrastruktur des Datenbank-Anbieters (Supabase); dies ist eine Plattform-Eigenschaft und keine eigene Implementierung des Auftragsverarbeiters.
- Wiederherstellbarkeit: im Störungsfall erfolgt die Wiederherstellung aus den beim Hosting-Anbieter vorgehaltenen Backups.
8.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung
Der Auftragsverarbeiter überprüft die Wirksamkeit der vorstehenden Maßnahmen im Rahmen der laufenden Weiterentwicklung von CleaningDesk und passt sie bei Bedarf an den Stand der Technik an.
9. Datenexport während der Vertragslaufzeit
Der Verantwortliche kann die über CleaningDesk erfassten Daten (insbesondere Mitarbeiter-, Kunden- und Auftragsdaten sowie Auswertungen) während der Vertragslaufzeit jederzeit selbst über die in der Chef-App bereitgestellten Berichts- und Exportfunktionen abrufen.
Benötigt der Verantwortliche darüber hinaus einen strukturierten Export der Rohdaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z.B. CSV), unterstützt der Auftragsverarbeiter ihn hierbei im Rahmen des technisch und wirtschaftlich Zumutbaren. Geht ein solcher Export über die in der Software ohnehin vorgesehenen Exportfunktionen hinaus, kann er als gesondert zu vereinbarende, ggf. kostenpflichtige Zusatzleistung erbracht werden.
10. Dauer und Beendigung
Dieser Vertrag gilt für die Dauer der zugrundeliegenden Dienstleistung (siehe §1) und endet automatisch mit deren Beendigung.
Der Verantwortliche kann bis spätestens 14 Tage vor Ende der Vertragslaufzeit in Textform wählen, ob der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten (a) dem Verantwortlichen in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellt (Rückgabe) und anschließend löscht, oder (b) ohne vorherige Rückgabe unmittelbar löscht.
Trifft der Verantwortliche keine Wahl, löscht der Auftragsverarbeiter die Daten ohne vorherige Rückgabe. Die Löschung erfolgt spätestens 30 Tage nach Beendigung des Nutzungsvertrages, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Auftragsverarbeiter bestätigt dem Verantwortlichen die durchgeführte Löschung auf Anfrage in Textform (Löschungsnachweis).
11. Gesonderte Unterzeichnung
Wünscht der Verantwortliche eine gesondert unterzeichnete Fassung dieses AVV (z.B. für interne Nachweiszwecke), stellt der Auftragsverarbeiter diese auf Anfrage per E-Mail zur Verfügung. Die Wirksamkeit des bereits gemäß §1 einbezogenen AVV bleibt hiervon unberührt.